Die Macht der Geschwindigkeit im Convention Sales
In der dynamischen Branche der Tagungshotellerie und Events zählt meist jede Minute. Veranstaltungsplaner und Planerinnen müssen ihre Tagungen und Konferenzen effizient organisieren und erwarten von den Hotels und Locations eine hohe Professionalität. Das bedeutet vor allem, dass sie schnelle und präzise Antworten auf ihre Anfragen voraussetzen. Zeit ist in diesem Prozess nicht nur eine Ressource, sondern ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Hotels. Je schneller ein qualitativ hochwertiges Angebot verschickt wird, desto eher wird aus einer Anfrage eine Buchung.
Wir wollten wissen, wie stark die Konvertierungsraten wirklich von den Angebotszeiten abhängen und haben dazu unsere eigenen Zahlen ganz genau unter die Lupe genommen.
Der Einfluss der Angebotsgeschwindigkeit auf die Konvertierungsrate
Die umfassende Auswertung von über 7.000 Angeboten, die wir für unsere Hotelpartner:innen erstellt haben, zeigt eindeutig die Korrelation zwischen Angebotsgeschwindigkeit und Konvertierungsrate. Die Daten verdeutlichen, dass eine schnelle Reaktion auf Anfragen entscheidend ist für hohe Konvertierungsraten.
Hier einige wichtige Erkenntnisse aus unserer Auswertung:
Angebote, die innerhalb von 4-5 Stunden verschickt wurden, erzielten die höchste durchschnittliche Konvertierungsrate von über 55%.
Ein schnelles Angebot (unter 5 Stunden) wird direkt als sehr kompetent und zuverlässig wahrgenommen und sorgt für einen Wow-Effekt beim Kunden.
Angebote, die nach 16 Stunden verschickt werden, zeigen eine deutlich niedrigere Konvertierungsrate
Bei mehr als 24 Stunden sinkt die Buchungsrate auf unter 10%
Die Konvertierungsrate sinkt in Abhängigkeit von der Angebotszeit
Unser Geschäftsführer Bernd Fritzges fasst es treffend zusammen: "Es steht außer Frage, dass es eine Korrelation und Kausalität zwischen Angebotsgeschwindigkeit und Konvertierungsrate gibt. Mich hat es jedoch überrascht, dass die Trendlinie nicht linear verläuft. Jedoch ändert das nichts daran, dass Angebotszeiten über 24 Stunden ganz eindeutig zu enormen Umsatzeinbußen führen. Daher arbeiten wir jeden Tag daran, in Rücksprache mit unseren Hotelpartnern, die Zeiten gemeinsam zu beschleunigen."
Erklärung der Trendlinie
Die Trendlinie zeigt, dass die Konvertierungsrate bei schnellen Angebotszeiten (unter 5 Stunden) am höchsten ist, bevor sie in den nächsten Stunden etwas abfällt. Dies könnte darauf hindeuten, dass Kunden, die sehr schnelle Angebote erhalten, von der Effizienz und Professionalität beeindruckt sind. Dieser “Wow-Effekt” führt offensichtlich zu hohen Konvertierungsraten. Bis 16 Stunden nach Eingang der Anfrage bleibt die Konvertierungsrate relativ stabil und sinkt danach mit kleineren Schwankungen ab. Bei Angebotszeiten über 24 Stunden sinkt die Buchungsrate drastisch. Dies bestätigt, dass Verzögerungen bei der Angebotserstellung zu signifikanten Umsatzverlusten führen.
Wie wir die Angebotszeiten optimieren
Wir von MICE DESK haben uns darauf spezialisiert, die gesamte Prozesskette des Convention Sales als Dienstleister voll oder teilweise zu übernehmen. Hier sind einige der Schlüsselmethoden, die wir einsetzen, um die Angebotszeiten zu verkürzen und die Konvertierungsraten zu steigern:
Eigenes User Interface und BI-Tool: Wir verwenden ein eigenes User Interface mit Konnektivität zu verschiedenen Property Management Systemen (PMS) und einem eigenen BI-Tool. Diese Technologien beschleunigen die Eingaben im PMS erheblich und ergänzen den Umfang der Auswertungen sinnvoll.
Prozessoptimierung durch "Vogelperspektive": Innerhalb unseres Teams werden die Prozesse aus einer übergeordneten Perspektive optimiert. Performance Dashboards der einzelnen Teammitglieder werden von einem externen Auditor geprüft und in Einzelgesprächen analysiert, um Verbesserungspotentiale zu identifizieren.
Detaillierte Prozessanalyse: Wir haben insgesamt 36 Einzelprozesse von Anfrageeingang bis zur Rechnungskontrolle ausfindig gemacht. Diese Prozesse werden kontinuierlich ausgewertet, um die Effizienz zu steigern und die Qualität der Kundenbetreuung zu verbessern.
Technologische Unterstützung durch die eigene Entwicklungsabteilung: Unsere Entwicklungsabteilung analysiert regelmäßig die Prozesszeiten und nimmt gezielte technische Optimierungen vor. Diese Verbesserungen werden intern implementiert, so dass unsere Kundinnen und Kunden keine Änderungen in ihren Abläufen vornehmen müssen. Dies erhöht die Produktivität und macht die Dienstleistung für die Hotellerie preislich attraktiver.
Vereinbaren Sie jetzt Ihren Termin
Sind Sie bereit, Ihre Angebotszeiten zu optimieren und mehr Buchungen zu erzielen? Kontaktieren Sie uns noch heute, um einen Termin zu vereinbaren und mehr über maßgeschneiderte Lösungen für Ihr Hotel zu erfahren. Gemeinsam können wir Ihre Konvertierungsraten steigern und Ihren Geschäftserfolg sichern.