MICE-Outsourcing: Der Trend aus den USA erreicht Deutschland

Bernd Fritzges spricht über die aktuellen MICE Trends auf der CVENT CONNECT Konferenz

Die Herausforderungen im MICE-Bereich sind allgegenwärtig: Fachkräftemangel, steigende Lohnkosten und wachsende Anforderungen an die Geschwindigkeit der Angebotsbearbeitung. Outsourcing-Lösungen werden in den USA und auf globaler Ebene bereits stark genutzt. Aber auch in Deutschland wurde erkannt, dass Outsourcing ein zukunftsfähiges Modell ist.

Warum Outsourcing zur Lösung wird

Wie Skift Meetings in einem aktuellen Artikel berichtet, greifen viele Unternehmen auf "just-in-time"-Talente zurück – freiberufliche Fachkräfte, die für bestimmte Aufgaben wie Hotelverträge, Sourcing oder Registrierungen beauftragt werden. Diese Modelle bieten Flexibilität und helfen, kurzfristige Kapazitätsengpässe zu überbrücken.

Besonders in Deutschland wächst die Nachfrage nach flexiblen Outsourcing-Modellen im MICE-Bereich. Wir bei MICE DESK bieten jedoch eine Lösung, die weit über temporäre oder projektbasierte Unterstützung hinausgeht: Von der vollständigen Übernahme der gesamten MICE-Prozesse bis hin zur saisonalen Unterstützung bei Spitzenzeiten kann unser Team Hotels flexible Lösungen anbieten, die genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Die nahtlose Integration unserer Fachkräfte in die internen Abläufe der Hotels sorgt dafür, dass sie wie interne Mitarbeiter agieren, jedoch mit der zusätzlichen Stärke einer technologischen Optimierung.

Technologie und Fachkräfte: Die Erfolgsformel

Wir denken, dass unser entscheidender Faktor für Erfolg die Kombination aus hochqualifizierten Fachkräften und einer technologiegetriebenen Lösung ist. MICE DESK begegnet den aktuellen Herausforderungen der Branche, indem es die gesamte Prozesskette im Convention & Group Sales abdeckt. Von der Angebotsannahme, über Systempflege, Angebots- und Vertragserstellung bis hin zur Rechnungsstellung – alles wird durch unsere Mitarbeiter übernommen, ohne dass die Hotels zusätzliche Ressourcen bereitstellen müssen.

Besonders bemerkenswert ist die Verknüpfung unserer innovativen Technologien mit den zentralen Hotelsystemen (Property Management Systems, PMS). Dadurch können Prozesse effizient gestaltet und die Arbeitsbelastung in den Hotels reduziert werden. Das inhouse entwickelte BI-Tool (Business Intelligence) bietet zusätzlich umfangreiche KPI-Auswertungen, die es den Hotelpartnern ermöglichen, ihre Effizienz zu überwachen – ein Reporting-Tool, das viele Hotels in dieser Form nicht bieten können.

Optimierte Angebotszeiten und gesteigerte Konvertierung

Wie wichtig die Geschwindigkeit im Angebotsprozess ist, zeigt eine durch uns beauftrage Studie deutlich. Eine Analyse von mehr als 7000 Angeboten, die für Partnerhotels erstellt wurden, zeigt auf, dass die Angebotsgeschwindigkeit einen direkten Einfluss auf die Konvertierungsrate hat. Angebote, die innerhalb von 4-5 Stunden erstellt werden, erreichen eine Konvertierungsrate von 55,88 %, während bei längeren Antwortzeiten von über 24 Stunden die Konvertierungsrate deutlich sinkt. Diese schnellen Reaktionszeiten ermöglichen es den Hotels, nicht nur schneller zu agieren, sondern auch den Umsatz zu steigern.

Flexibilität und Innovation in Deutschland
Während Outsourcing im MICE-Bereich in den USA und weltweit bereits fest verankert ist, gehen wir in Deutschland einen Schritt weiter. Durch die Kombination aus Branchenexpertise und fortschrittlicher Technologie wird Outsourcing zu einer ganzheitlichen Lösung für Hotels, die sowohl Komplettübernahmen als auch temporäre Unterstützung ermöglicht. Diese flexible Herangehensweise stellt sicher, dass die Bedürfnisse der Hotellerie nicht nur erfüllt, sondern durch optimierte Prozesse und Effizienzsteigerung übertroffen werden.

Wir haben gezeigt, dass Outsourcing im deutschen Markt nicht nur etabliert, sondern in vielen Aspekten bereits innovativer ist als in anderen Ländern. Häufig bedeutet Outsourcing, dass auf Offshore-Dienstleister mit niedrig bezahlten Arbeitskräften zurückgegriffen wird – oder noch problematischer: Lokale Mitarbeiter werden schlecht entlohnt, um die Kosten niedrig zu halten.

„Bei MICE DESK setzen wir auf einen völlig anderen Ansatz,“ erklärt Bernd Fritzges, Geschäftsführer von MICE DESK. „Wir schaffen Mehrwert für die Hotellerie durch Produktivitätssteigerungen, die aus unserer kontinuierlichen Investition in Technologie resultieren. Statt günstige Arbeitskräfte als Hebel zu nutzen, erhöhen wir die Effizienz durch technologische Optimierung und ermöglichen es, ausschließlich qualifizierte Fachkräfte einzusetzen.“

Dieses Modell erlaubt es den Hotels, nicht nur von hochqualifizierten Fachkräften zu profitieren, sondern auch die signifikanten Einsparungen durch den gesteigerten Einsatz von Technologie zu nutzen. Wir von MICE DESK werden so zum verlässlichen Partner, der nachhaltige Outsourcing-Lösungen bietet, die langfristig zum Erfolg der Hotels beitragen.

Sind Sie bereit, Ihre MICE-Prozesse zu optimieren und Ihre Effizienz nachhaltig zu steigern? Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie, wie unsere Lösungen Ihre Hotelprozesse revolutionieren können – mit qualifizierten Fachkräften und modernster Technologie an Ihrer Seite.