MICE Benchmark Report 2025: Schnelligkeit ist nicht alles, Qualität entscheidet!

MICE DESK Geschäftsführer Bernd Fritzges auf der Green Stage der ITB bei seinem Vortrag über die aktuellen Ergebnisse des Benchmark Reports 2025.

Warum Reaktionsgeschwindigkeit allein nicht reicht

Unser CEO Bernd Fritzges hat die Ergebnisse des aktuellen Benchmark Reports letzte Woche auf der ITB präsentiert – mit großem Interesse beim Fachpublikum. Die Zahlen sprechen für sich: Schnelligkeit allein reicht nicht, wenn die Qualität nicht stimmt. Wir haben wir nun alle Resultate in einem umfassenden Whitepaper zusammengefasst. Dieses können Sie sich hier kostenlos anfordern!

Die MICE-Branche ist ein hart umkämpftes Terrain. Veranstaltungsplaner haben hohe Erwartungen: Sie verlangen nicht nur schnelle, sondern auch präzise Angebote. Unsere aktuelle Analyse von mehr als 300 Tagungshotels in Deutschland zeigt, dass zwar Fortschritte in der Angebotsgeschwindigkeit gemacht wurden, aber oft auf Kosten der Angebotsqualität.

Das Resultat: Nur 8 % der Hotels liefern innerhalb von 24 Stunden ein vollständiges und qualitativ hochwertiges Angebot.

Was bedeutet das für Hotels? Ohne eine saubere Bedarfsanalyse und ein professionelles Angebot verpufft selbst die schnellste Reaktionszeit.

Harte Fakten: Wie performen die Hotels wirklich?

Angebots- und Reaktionszeiten:

46 % der Hotels haben auf Anfragen mit einem Angebot reagiert, von über einem Drittel kam gar keine Antwort zurück. 36 % der Hotels lieferten ihr Angebot innerhalb von 12 Stunden, das ist eine deutliche Verbesserung im Vergleich zu unserer letzten Erhebung im Oktober 2024. 36 % der Hotels benötigten mehr als 48 Stunden für die Erstellung eines Angebots. 9 % der Hotels brauchten sogar mehr als 5 Tage.

Bedarfsanalysen: Das größte Problem bleibt:

Die Grafik zeigt die Reaktionszeiten bis zur ersten Bedarfsanalyse, im Durchschnitt betrug sie 20,5 Stunden.

65 % der Hotels haben überhaupt keine Bedarfsanalyse durchgeführt, 23 % der erstellten Bedarfsanalysen waren unvollständig. Nur 13 % der Hotels lieferten eine vollständige und qualifizierte Bedarfsanalyse. Insgesamt konnten nur 8% der Hotels eine qualifizierte Bedarfsanalyse innerhalb der von der Branche gewünschten 24 Stunden liefern.

Angebotsqualität: Der Engpass für mehr Buchungen:

Die Grafik zeigt die durchschnittliche Bewertung der abgegebenen Angebote. Die Skala geht von 1 = schlecht, bis 5 = sehr gut

Nur 20 % der Angebote waren qualitativ gut bis sehr gut. 47 % der Angebote waren Standardangebote ohne Rückfragen oder Individualisierung. 29 % der Angebote enthielten falsche oder unvollständige Informationen, 4 % der Angebote waren vollkommen unbrauchbar.

Wo liegt das Problem?

Die Ergebnisse zeigen, dass Geschwindigkeit allein nicht ausreicht. Viele Hotels übergehen die Bedarfsanalyse und liefern Angebote ohne Rückfragen oder Individualisierung. Das führt dazu, dass Veranstaltungsplaner auf Angebote treffen, die weder die Anforderungen erfüllen noch Vertrauen schaffen. Im Vergleich zu den Benchmark Ergebnissen des letzten Jahres sind die Reaktions- und Angebotszeiten zwar deutlich besser geworden, aber die Qualität der Angebote ist in vielen Fällen nicht ausreichend. Ein Grund dafür könnte fehlendes Fachpersonal in den Convention Sales Abteilungen sein. Es scheint, als seien zwar mehr Ressourcen vorhanden als noch im Oktober 2024, aber die Qualität der Sales-Kompetenz hinkt hinterher.

Lösungen: Wie Hotels ihre Angebotsprozesse optimieren können

✅ Mehr Rückfragen während der Bedarfsanalyse: Veranstaltungsplaner erwarten, dass auf ihre individuellen Bedürfnisse eingegangen wird. Wer diese Phase auslässt, riskiert Absagen.

✅ Strukturierte und vollständige Angebote: Klare Preisangaben, Raumgrößen, Bestuhlungsformen und Optionen müssen ein Standard sein. Formlose E-Mails ohne Details wirken unprofessionell.

✅ Zusatznutzen schaffen: Angebote mit Alternativvorschlägen, Skizzen oder innovativen Ideen heben sich von der Masse ab.

✅ Prozessautomatisierung durch Technologie: Hier kommen smarte Tools und digitale Lösungen kombiniert mit menschlicher Expertise ins Spiel. Genau das ist unser Ansatz, mit dem wir Hotels dabei helfen, nicht nur schneller, sondern auch besser zu sein.

Mit unseren digitalen und operativen Lösungen unterstützen wir Hotels bei:

• End-to-End-Prozessoptimierung für schnellere und präzisere Angebotserstellung

• Automatisierung von Sales-Prozessen mit MICE DESK Copilot & Rocket 2.0

• Reduktion von Personalkosten, ohne Qualitätsverlust

• Erhöhung der Konvertierungsrate durch gezieltes Follow-up & Upselling

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