Onboarding mit System: Warum Hotels MICE DESK vertrauen

Wenn es um die Einführung neuer Prozesse geht, steht eine Frage oft im Raum: Wie gelingt es, ein externes Team so nahtlos in die Abläufe eines Hotels zu integrieren, dass die Zusammenarbeit von Anfang an erfolgreich ist? Genau diese Herausforderung haben wir von Beginn an mitgedacht. Unser dreistufiges Onboarding-Modell ist nicht nur durchdacht, sondern basiert auf einer einfachen, aber entscheidenden Erkenntnis: Die besten Ergebnisse entstehen, wenn alle Beteiligten sich als Teil eines Teams fühlen – und zwar auf Augenhöhe.

Der Ursprung: Hoteliers an Bord holen

Die Idee für die Gründung von MICE DESK wurde nicht hinter verschlossenen Türen entwickelt. Von Anfang an haben wir Hoteliers mit ins Boot geholt. In Workshops mit Führungskräften der Privat- und Kettenhotellerie wurde unsere Vision mit deren Feedback verknüpft. Ein zentraler Punkt, der immer wieder auftauchte: Wie können wir sicherstellen, dass Teammitglieder von MICE DESK, die nicht permanent vor Ort sind, dieselbe Nähe zum Produkt und zum Hotelteam entwickeln wie Kollegen im Hotel? Die Antwort lag für uns auf der Hand - in einem strukturierten und persönlichen Onboarding-Prozess.

Phase 1: Kickoff mit Überblick

Jedes Onboarding beginnt mit einer Hausführung und einem lockeren Austausch mit dem Hotelmanagement. Hier liegt der Fokus darauf, die Kultur des Hauses zu verstehen. Gibt es Herausforderungen, die für das Team besonders prägend sind? Welche Werte und Besonderheiten machen das Hotel einzigartig? Dieser persönliche Einstieg ermöglicht es uns, nicht nur organisatorische Details zu erfassen, sondern auch eine emotionale Verbindung zu schaffen – eine Grundlage, die wir im weiteren Verlauf gezielt ausbauen.

Phase 2: Team-Integration – Das Herzstück des Onboardings

In der zweiten Phase geht es ans Eingemachte: Hier stellen wir mehrere hundert Fragen, um alle relevanten Details zu verstehen und eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln. In enger Zusammenarbeit mit den Hotelabteilungen bauen wir eine umfassende Datenbank auf, die alle spezifischen Informationen zum Hotel enthält. Dabei geht es nicht nur um Produktkenntnisse, sondern auch darum, den Team Spirit zu stärken und eine tiefere Verbindung zu schaffen. Wir arbeiten eng mit den Abteilungen zusammen – sei es Reservierung, Revenue Management oder operative Leitung – und sorgen dafür, dass wir ein gemeinsames Verständnis entwickeln. Diese Phase ist entscheidend für die langfristige Zusammenarbeit, denn sie legt den Grundstein für Vertrauen und ein starkes Teamgefühl zwischen uns und dem Hotel.

Phase 3: Praxiserfahrung

Ein weiterer Teil  unseres Onboardings ist die Hospitation. Innerhalb der ersten drei Monate verbringen unsere Teammitglieder für ein paar Tage Zeit im Hotel, um live zu erleben, wie Veranstaltungen ablaufen. So bekommen sie nicht nur ein tieferes Verständnis für die Abläufe vor Ort, sondern stärken auch das Bonding mit den Kollegen. Diese praktische Erfahrung ist ein weiterer Schritt, um sowohl Produktkenntnisse aufzubauen als auch das Vertrauen und die Zusammenarbeit zu intensivieren.

Technologie als unsichtbarer Helfer

Neben der persönlichen Interaktion spielt unsere Hotel-Specific-Knowledge-Base eine zentrale Rolle. Sie verknüpft die spezifischen Anforderungen des Hotels – von Raumbezeichnungen über Restriktionen bis hin zu Default-Werten – mit unseren Prozessen. Diese technologische Grundlage wird vier Wochen nach dem Onboarding von unserer Director of Process Mining, Evelyn Ebner, vollständig integriert. Das Ergebnis: maximale Effizienz, die nicht nur Zeit spart, sondern auch die Zusammenarbeit auf ein neues Level hebt.

Ein klarer Mehrwert

Unser Onboarding ist mehr als nur eine Einführung. Es ist ein Prozess, der das Hotel-Team und uns als Partner zusammenwachsen lässt. Unsere Expertise zeigt sich nicht nur in der Technik, sondern vor allem in der Art, wie wir uns in die Kultur und die Arbeitsweise jedes Hotels einfügen.

Wollen Sie das selbst erleben? Buchen Sie jetzt einen Termin und lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir Ihr Team optimal unterstützen können.

Das Video dazu? Sehen Sie, wie unser Team vor Ort arbeitet und erleben Sie, wie unser Onboarding in der Praxis aussieht!