Nie wieder Zeitverschwendung, kein Meeting ohne Agenda

Eines der ersten Meetings zu Beginn von MICE DESK. Seitdem hat sich viel getan.

Warum gute Meetings den Unterschied machen

Meetings haben einen schlechten Ruf. Sie gelten als ineffizient, unnötig und frustrierend. Doch unsere Erfahrungen zeigen ein anderes Bild: Meetings sind der Ort, an dem Teams echte Fortschritte machen. Sie schaffen Raum für kreativen Austausch, fundierte Entscheidungen und eine klare Aufgabenverteilung. Das Problem ist nicht die Idee des Meetings, sondern wie sie oft umgesetzt werden.

Wissenschaftliche Studien stützen diese Sichtweise: Führungskräfte verbringen heute über 20 Stunden pro Woche in Meetings, verglichen mit weniger als 10 Stunden in den 1960er Jahren. Dabei zeigt sich, dass gut strukturierte Meetings die Arbeitszufriedenheit erhöhen und positiv mit dem Unternehmenserfolg korrelieren. Umso wichtiger ist es, klare Regeln und effiziente Strukturen zu etablieren.

Warum gut strukturierte Meetings heute unverzichtbar sind

Meetings haben sich in den letzten Jahrzehnten verändert. Die Arbeitswelt ist komplexer geworden, hybride Modelle und asynchrone Kommunikation prägen unseren Alltag. Doch Meetings bleiben der zentrale Ort für den Austausch und die Entwicklung von Ideen.

Aus unserer Erfahrung liegt der Schlüssel in klaren Strukturen: Jedes Meeting benötigt eine Agenda, die vorab festgelegt wird. Zudem stellen wir zu Beginn jedes Meetings sicher, dass die Aufgaben aus dem letzten Termin überprüft und dokumentiert werden. Dieser Prozess verhindert unnötige To-Do-Listen und sorgt dafür, dass die Arbeit gezielt voranschreitet.

Besonders in hybriden Meetings ist Disziplin entscheidend. Studien zeigen, dass Hochleistungsteams durch klare Agenden und Check-ins effizienter arbeiten. Diese Praktiken sind auch für uns unerlässlich geworden.

Struktur und klare Aufgaben: Die Rolle von KI in Meetings

Wir haben oft erlebt, wie unstrukturierte Meetings nicht nur Zeit kosten, sondern auch das Team frustrieren. Ein Durchbruch in unserer Meeting-Philosophie war der Einsatz von KI. Unsere Lösung erstellt automatisch Protokolle, dokumentiert Beschlüsse und verteilt Aufgaben mit Deadlines. Das Besondere: Die Protokolle werden konsolidiert, sodass sie in unterschiedlichen Kontexten genutzt werden können. Das spart unglaublich viel Zeit ein, weil kein Teammitglied mehr selbst das Protokoll erstellen muss, bzw. lange Notizen und Mitschriften nicht mehr nötig sind. Gleichzeitig bekommt jede/r Meeting-Teilnehmer/in automatisch, die für ihn bzw. sie bestimmten Aufgaben zugeteilt.

Für uns bedeutet das eine enorme Entlastung. Jeder im Team kann sicher sein, dass keine Aufgaben vergessen werden – und unser CEO liegt nachts nicht mehr wach, weil ihm ein offenes To-Do einfällt. Studien des Meetingexperten Steven Rogelberg belegen, dass unproduktive Meetings nicht nur die Arbeitszufriedenheit mindern, sondern auch emotionale Gereiztheit fördern. Die richtige Technologie hilft, diese negativen Effekte zu vermeiden.

Erwartungen klären: Der Schlüssel zu erfolgreichen Meetings

Ein oft unterschätzter Punkt ist die Klärung der Erwartungen. Wir haben gelernt, dass nur Meetings mit klaren Zielsetzungen produktiv sein können. Vor jedem Termin fragt der Organisator die Teilnehmer, was sie erwarten und erreichen möchten. Dieser einfache Schritt macht einen großen Unterschied und sorgt dafür, dass das Meeting strukturiert und zielführend bleibt.

Studien zeigen, dass konstruktives Verhalten in Meetings direkt mit dem Unternehmenserfolg korreliert. Wenn sich alle auf ein gemeinsames Ziel fokussieren, steigt nicht nur die Effizienz, sondern auch die Zufriedenheit im Team.

Meetings als Spiegel des Unternehmenserfolgs

Meetings sind ein Spiegelbild der Unternehmenskultur. Forschungsergebnisse von Nale Lehmann-Willenbrock zeigen, dass eine gute Meeting-Kultur ein Indikator für den Erfolg eines Unternehmens ist. Für unser Team sind Meetings nicht nur Arbeitszeit, sondern ein Ort, an dem Ideen wachsen und Teams zusammenfinden. Das kann auch ein virtueller Ort sein. In unserem Fall ist er das sehr oft, weil etwa 70% unserer Mitarbeiter überwiegend Remote arbeiten.

Besonders wichtig ist uns dabei aber auch der persönliche Kontakt. Auch wenn hybride Meetings in vielen Situationen unverzichtbar sind, bleibt der informelle Austausch in persönlichen Meetings von unschätzbarem Wert. Denn oft entstehen die besten Ideen dort, wo Raum für spontane Diskussionen bleibt. Daher richten es einige Teammitglieder alle zwei Wochen so ein, dass wir uns in unserem Leipziger Büro zur einer großen Teamrunde treffen. Einmal im Jahr findet unsere Workation statt, an dem das gesamte Team für eine Woche zusammenkommt und gemeinsam arbeitet, nicht nur virtuell sondern live und in Person. Für den informellem Austausch und Teambuilding gibt es dann noch weitere Angebote, so wie unsere Quartals-Teamrunden oder die jährliche Weihnachtsfeier in Leipzig. Aber das ist dann eher Stoff für einen eigenen Artikel :-)

Fazit: Effiziente Meetings gestalten die Zukunft

Meetings sind kein notwendiges Übel, sondern eine Chance, die genutzt werden will. Mit klaren Regeln, technischer Unterstützung und einem Fokus auf Struktur und Erwartungen können sie zum Motor für Fortschritt und Erfolg werden.