Vom Chaos zur Struktur: Wie 34 Schritte Ihr Convention Sales auf das nächste Level bringen

Convention Sales verstehen und meistern

Jeder verlorene Tag im Convention Sales kostet Ihr Hotel wertvolle Umsätze und kann den Unterschied zwischen einem treuen Kunden und einem verlorenen Geschäft ausmachen. Doch zu oft scheitern Prozesse an veralteten Strukturen, isolierten Systemen und langsamen Reaktionszeiten. Veranstaltungsplaner erwarten schnelle, präzise Angebote. Ihre Geduld hat eine Grenze, und die liegt meist bei wenigen Stunden.

Deshalb haben wir bei MICE DESK den Convention Sales in 34 klar definierte Schritte zerlegt, um Schwachstellen zu erkennen, Abläufe zu optimieren und Umsatzpotenziale vollständig auszuschöpfen.

Warum Sie jetzt handeln sollten

Wenn es in Ihrem Convention Sales länger als 24 Stunden dauert, ein Angebot zu erstellen, verlieren Sie Kunden. Schlimmer noch: Es hinterlässt den Eindruck, dass Ihr Hotel nicht organisiert oder kundenorientiert ist. Bei einer Auswertung von über 7.000 Anfragen haben wir bereits festgestellt, wie viel Einfluss die Geschwindigkeit im Convention Sales Bereich ausmacht.

Die Herausforderungen sind dabei überall dieselben:

• Langsame Preiskalkulationen: Anfragen hängen oft stunden- oder tagelang zwischen Convention Sales und Revenue Management fest.

• Manuelle Arbeitsschritte: Daten müssen per Hand ins PMS und CRM übertragen werden – eine wahre Zeitfalle.

• Fehlende Integration: PMS, CRM und Revenue-Systeme kommunizieren nicht miteinander, wodurch wichtige Informationen verloren gehen oder doppelt erfasst werden müssen.

Diese Probleme kosten nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Verzögerungen im Convention Sales führen zu sinkenden Konvertierungsraten und damit zu spürbaren Umsatzverlusten.

Die 34-Schritte-Methode von MICE DESK

Unsere Erfahrung hat gezeigt: Viele Probleme lassen sich nur lösen, wenn der gesamte Prozess detailliert analysiert wird. Deshalb haben wir den Convention Sales in 34 Schritte zerlegt – von der Anfrage bis zur Nachbereitung.

So funktioniert es:

1. Analyse: Jeder Prozessschritt wird einzeln betrachtet und die Prozesszeit gemessen, um Engpässe und ineffiziente Abläufe aufzudecken. Zum Beispiel: Bei der Erfassung von Kundenanfragen haben wir festgestellt, dass oft 12 Minuten pro Anfrage darauf verwendet werden, fehlende Informationen nachzufragen und händisch ins PMS einzupflegen. Durch eine standardisierte Anfragequalifikation konnten wir diese Zeit um 66 % reduzieren, was zu einer dreimal schnelleren Bearbeitung führt.

2. Standardisierung: Klare Workflows und Checklisten sorgen dafür, dass nichts vergessen wird und alle Mitarbeiter nach denselben Vorgaben arbeiten.

3. Automatisierung: Repetitive Aufgaben wie die Übertragung von Anfragedaten ins PMS werden durch Technologie übernommen. Ein Beispiel aus der Automatisierung ist die Abbildung von Sonderwünschen, etwa individuelle Setups oder technische Anforderungen. Durch den Einsatz von unserer Software ROCKET können diese direkt in die entsprechenden Systeme übertragen werden, was manuelle Doppelerfassungen vollständig eliminiert.

4. Integration: API-Schnittstellen und der Einsatz von Robotic-Process-Automation (RPA) verbinden alle Systeme nahtlos, sodass Daten nicht mehr manuell übertragen werden müssen.

Diese Methode hat nicht nur Prozesse beschleunigt, sondern auch die Fehlerquote drastisch reduziert.

Messbare Ergebnisse, die überzeugen

Die Optimierung des Convention Sales nach unserer Methode führt zu handfesten Erfolgen:

• 50 % schnellere Bearbeitung: Die Zeit zwischen Anfrage und Angebotserstellung wird halbiert. Je nach technischem Setup sogar 5x schneller.

• 40 % weniger Fehler: Automatisierte Prozesse und klare Workflows eliminieren menschliche Fehler.

• Höhere Kundenzufriedenheit: Kunden schätzen schnelle, präzise Antworten und buchen eher.

• Effizientere Teams: Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, anstatt sich mit manuellen Datenübertragungen aufzuhalten.

Ein Beispiel aus der Praxis:
Ein Tagungshotel einer Kette konnte durch unsere Unterstützung und die Einführung unserer 34-Schritte-Methode seine Angebotszeiten von durchschnittlich 48 Stunden auf weniger als 12 Stunden reduzieren. Die Buchungsrate stieg dadurch um 55 %.

Fazit: Geschwindigkeit und Präzision entscheiden

Convention Sales ist kein Bereich, in dem man improvisieren kann. Klare Prozesse, motivierte Fachkräfte, moderne Technologie und ein Fokus auf Geschwindigkeit sind der Schlüssel, um in einem hart umkämpften Markt zu bestehen.

Wollen Sie wissen, wie Sie Ihre Prozesse optimieren und schneller auf Anfragen reagieren können? MICE DESK hilft Ihnen dabei, Ihren Convention Sales auf das nächste Level zu bringen.

Vereinbaren Sie jetzt einen unverbindlichen Beratungstermin und machen Sie Ihr Hotel zum Vorreiter in der Tagungshotellerie.